Häufige Fragen zur Systemische Organisationsaufstellung

Wie sind Sie als Diplom Lebensberater dazu gekommen auch Unternehmen und Organisationen zu beraten?
Als ehemaliger Unternehmer mit 35 Mitarbeitern bekam ich gewollt oder ungewollt viele Gelegenheiten zum Erkennen, welche Dynamiken sich in einem Betrieb abspielen. Oft ist es so, dass jeder weiß, dass irgendetwas nicht stimmt oder irgendetwas in der Luft liegt, aber keiner spricht es wirklich aus. Wenn der Chef das bemerkt und nicht darauf reagiert, dann öffnet er Tür und Tor für Dynamiken, die er irgendwann nicht mehr steuern kann. Dies schlägt sich dann in hoher Fluktuation der Mitarbeiter, Verschlechterung der Betriebsergebnisse und schlechtem Image nach innen und außen nieder. Ähnlich wie in einer Familie brauchen die Mitarbeiter eine klare Führungskraft, der ihnen den Weg weist, ihnen Halt gibt und Konflikte nicht unbearbeitet lässt.

Welche Verbindungen oder Ähnlichkeiten gibt es von Familienaufstellungen und Organisationsaufstellungen?
Bei vielen Themen wirken familiäre Probleme in die Organisation hinein und umgekehrt. Auch die Dynamik in den einzelnen Beziehungen ist in beiden Systemen sehr ähnlich. Zum Beispiel sind die Gesetze der Ordnung von Geben und Nehmen, sowie die Ordnung der Dazugehörigkeit und des richtigen Platzes in beiden Systemen sehr ähnlich.

Wie sind Ihre persönlichen Erfahrungen bei der Organisationsaufstellung?
Ähnlich wie bei einer Familienaufstellung kann man auch in Organisations¬aufstellungen die Personen der verschiedenen Abteilungen zueinander aufstellen. Dabei wird sichtbar in welcher Beziehung sie zueinander stehen und ob die Hierarchie in ihrer Reihenfolge richtig ist. Man sieht auch sehr gut welche Personengruppen Vorrang vor den anderen haben, da ihre Verantwortung gegenüber dem Betrieb z.B. höher ist.

Was kann man bei Organisationsaufstellungen beobachten?
Das Wichtigste ist, dass der Chef auch Chef ist. Dadurch, dass der Chef immer höhere Verantwortungen hat, ist es nicht möglich kollegial mit den anderen zu arbeiten. Dies funktioniert nur bei den Personengruppen welche die gleiche Verantwortung tragen. Das bedeutet, dass Personen, die weniger Verantwortung haben oder keine Verantwortung übernehmen, auch nicht das Recht haben, im gleichen Maße mitzuentscheiden (Macht und Verantwortung sollten immer das gleiche Gewicht haben, sonst sind wir in der Politik!). Überprüfen kann man dies, wenn man bewusst in die Gruppe hinein fragt: „Wer ist bereit für einen gewissen Bereich die volle Verantwortung zu übernehmen?“ Jene, die dann aufzeigen und dann auch danach handeln, sind das gleichberechtigte Team.
Kollegialität funktioniert allerdings auch nur dann, wenn alle zur gleichen Zeit mit einem gewissen Projekt starten. Dies kann z.B. bei einer Firmengründung sein. In allen anderen Fällen hat derjenige, der länger im Betrieb ist, wieder Vorrang vor dem, der weniger lang im Betrieb ist. Auch eine Partnerschaft funktioniert nur dann,  wenn alle gemeinsam begonnen haben. Jeder, der zu einem späteren Zeitpunkt dazukommt, kann nicht mehr gleichberechtigter Partner sein, sondern sollte angestellt werden oder weniger Anteile haben. Ansonsten zerstört er oft die ursprünglichen Partnerschaften.

Was passiert, wenn neue Mitarbeiter um jeden Preis nach vorne drängen?

Sehr häufig passiert es, dass neue Mitarbeiter sich Führungspositionen erkämpfen. In diesem Fall muss der Chef damit rechnen, dass jene Mitarbeiter, die schon länger hier waren, den Betrieb wahrscheinlich verlassen werden. Wenn ein neu Hinzugekommener an die Spitze gesetzt wird, dann muss er sich so verhalten, als wenn er am letzten Platz wäre. Der neue Mitarbeiter muss sozusagen von hinten dirigieren, mit der nötigen Wertschätzung gegenüber den alten Mitarbeitern, aber seine neue Position gibt ihm mehr Verantwortung und Macht. Wenn er mit dieser inneren Haltung gegenüber den anderen Mitarbeitern auftritt, dann gewinnt er alle für sich und schafft ein hervorragendes Organisationsklima. Wenn der Neue an der Spitze aber von außen neue Leute hereinbringt (Freunde, Bekannte), dann werden die anderen verdrängt.

Wie kann so ein Führungsstil auf dem letzten Platz funktionieren?
Er fragt die Mitarbeiter wie die Firmenkultur ist, was Brauch ist und was gut funktioniert und verhält sich dann danach. So fühlen sich die länger dienenden Mitarbeiter wertgeschätzt und unterstützen ihn. Wenn der Neue dagegen, ohne die Mitarbeiter einzubinden, neue Gesetze einführt, wird er Widerstand bekommen und die meisten Mitarbeiter verlieren.

Wodurch unterscheidet sich die Organisationsaufstellung von den Familienaufstellungen?
Der große Unterschied besteht darin, dass es bei Organisationen zwei Hierarchieebenen gibt. Einerseits den Rangunterschied der zeitlichen Zugehörigkeit zum Betrieb und den Rangunterschied der Funktionen. Und es gibt Bereiche die greifen ineinander. Wenn z.B. der neue Chef von der zeitlichen Reihenfolge den letzten Platz, aber von der Funktionsweise den ersten Platz hat, dann kann das trotzdem gut kombiniert werden. In einer Gruppe gibt es also die Rangordnung der Funktion und als Untergruppe die Rangordnung der Zugehörigkeit. Wenn z.B. zu einem Betrieb eine neue Abteilung hinzukommt, dann hat diese Abteilung Vorrang vor dem Alten, allerdings muss das Alte gewürdigt werden.

Was ist bei Familienunternehmen besonders wichtig?
Das Familienunternehmen gehört denen, die es gemeinsam erben und nicht deren Partnern. Wenn z.B. die Tochter das Unternehmen erbt, dann sollte der Schwiegersohn die Führung bzw. die Firma nicht übernehmen, da die Gefahr sehr groß ist, dass er dadurch die Firma zerstört.

Welche Möglichkeiten gibt es trotzdem, wie der Einstieg in die Leitung eines Familienunternehmens von Partnern gelingen kann?

Die Erfahrung zeigt, dass es nur in Ausnahmesituationen funktioniert, aber in der Regel es immer besser ist, wenn die Eingeheirateten sich ein anderes Betätigungsfeld suchen. Auch bei der Anstellung von Angehörigen ist es besser nur direkte Erben anzustellen und dann wieder deren Kinder.

Worauf ist bei einer Übergabe eines Familienunternehmens besonders zu achten?

Der Erbe muss das Lebenswerk des Übergebers achten. Dann gewinnt er das Wohlwollen des Übergebers. Nur dann bekommt er freie Hand für Umstrukturierungen oder Erneuerungen. Wenn der Übernehmer aber sagt: „Ich mach jetzt alles besser und nicht dieselben Fehler wie du!“ usw., dann scheitert er oft. In dieser Situation gibt es häufig auch einen Loyalitätskonflikt in der Mannschaft, weil dort ein Teil zum Seniorchef und ein Teil zum Juniorchef stehen und das funktioniert selten.

Gibt es unsichtbare Bindungen in Betrieben und Organisationen?
Wenn der Firmenchef weiß, dass die Mitarbeiter Halt brauchen und immer jemanden suchen, auf den sie aufblicken können und sich dementsprechend verhält, dann bekommt er die Loyalität aller Mitarbeiter, was sich durch eine starke Bindung an den Betrieb zeigt. Wenn ein Chef also loyal zu seinen Mitarbeitern ist, dann sind auch die Mitarbeiter loyal zu ihrem Chef.
Problematisch zeigt sich immer öfter folgende Tatsache: Wenn Manager ihre Aktionäre zu befriedigen versuchen, die allerdings nicht im Betrieb arbeiten und auch keine Verantwortung übernehmen, dann fühlen sich die Mitarbeiter hintergangen und ausgebeutet. Das wirkt sich auf Dauer gesehen auf den Betrieb sehr geschäftsschädigend aus, weil der Chef die Loyalität der Mitarbeiter verliert.

Wie kann in einem Betrieb ein Lohnsystem gut funktionieren?
Hier braucht es einen Ausgleich zwischen Geben und Nehmen. Das heißt, wenn es dem Betrieb schlecht geht, dann sollen auch die Mitarbeiter weniger bekommen. Wenn es dem Betrieb allerdings gut geht, dann ist es auch wichtig, dass die Mitarbeiter daran beteiligt werden. Sehr hilfreich kann auch eine gewisse Form von Mitarbeiterbeteiligung sein, um die Loyalität zu gewährleisten.

Welche Dynamiken zeigen sich, wenn zwei Firmen fusioniert werden?
Häufig merkt man bei Fusionen, wenn eine größere Firma eine kleinere schluckt, dass die meisten Mitarbeiter des kleineren Betriebes die Firma verlassen. Warum ist das so? Häufig werden die Mitarbeiter des kleineren Betriebes für ihre bis jetzt geleistete Arbeit nicht gewürdigt, sondern ihnen wird das Gefühl vermittelt, dass sie froh sein müssen nun im großen Betrieb arbeiten zu dürfen.

Welche Auswirkungen hat es auf ein Unternehmen, wenn z.B. eine Führungskraft abgesetzt oder entlassen wird?
Das hat oft schlimme Folgen, da es alle anderen Mitarbeiter verunsichert und das Vertrauen in den Betrieb erschüttert.

Wie kann es trotzdem für die verbleibenden Mitarbeitern gut weitergehen?

Die Erfahrung zeigt, dass es für die neue Führungskraft sehr schwierig ist, die Loyalität der Mitarbeiter zu gewinnen, da sie sich häufig vom vorhergehenden Chef schlecht lösen können. Eine gute Verabschiedung und Würdigung der Leistung des „Gegangenen“ kann hier eine große Hilfe sein. Wenn dies nicht passiert und die ehemalige Führungskraft missachtet wird, dann erschüttert das auch das Vertrauen der verbleibenden Mitarbeiter.

In welcher Reihenfolge soll bei Organisationsberatungen in einem Betrieb mit der Arbeit begonnen werden?
Immer mit dem Chef. Nur wenn der Chef den Auftrag erteilt, mit untergeordneten Abteilungen zu arbeiten, dann kann das funktionieren. Erst wenn ich das Vertrauen des Chefs gewonnen habe und seine Arbeit achte, dann wird er mir die anderen Mitarbeiter anvertrauen. Ansonsten wäre es ja so, als wenn ich einen Aufstand anzetteln würde. Eine gute Lösung in einem Betrieb kann nur die sein, dass die Autorität des Chefs gestärkt und nicht geschwächt wird.

Welche Methoden eignen sich am besten um die im Unternehmen wirkende Dynamiken sichtbar zu machen?
Eine gute Möglichkeit könnte sein: Die Führung eines Erstgesprächs mit dem Chef. Dann kann man mit der Runde zusammen kommen und jedem Einzelnen folgende Frage stellen: „Was müsste sich ändern, dass ich mich in meinem Betrieb wohl fühle oder dass sich der gesamte Betrieb wohl fühlt?“ Somit weiß der Chef und alle Anderen, was jeder glaubt, dass sich ändern müsste. In der zweiten Runde könnte man jedem die Frage stellen: „Was wäre dazu eine gute Lösung?“ Diese Antworten auf einem Flipchart festhalten und nach mehreren Runden kommt man im Normalfall zu einer guten Lösung. Bei diesem Prozess kommen alle zu Wort, alle Meinungen werden beachtet und das Ergebnis ist in der Regel immer besser, als es vorher war. Die Ergebnisse sind auch meistens besser, als wenn der Chef sich alleine Lösungen überlegt.

Wann ist die Arbeit in der Runde sinnvoll und wann ist eine Organisationsaufstellung besser?

Eine Organisationsaufstellung ist dann sinnvoll, wenn man das Zusammenspiel von Abteilungen und Personen anschauen will. Man kann so gut sehen, ob die Rangordnung eingehalten wird und jeder den Platz hat, der ihm zusteht.

Sind bei einer Organisationsaufstellung die Leute vom Betrieb dabei?

Nein, in der Regel nicht und es ist auch nicht notwendig, weil fremde Personen nicht beeinflusst sind und deshalb die Wirkung wesentlich effizienter ist.

Ist es dann überhaupt möglich mit der Mannschaft eine Organisationsaufstellung zu machen?

Ja, weil der Chef ohne Probleme eine verdeckte Aufstellung machen kann. Das heißt, nur der Chef weiß, welche der aufgestellten Personen welche Funktion haben und das genügt in der Regel. Diese Form der Aufstellung nennt man verdeckte Aufstellung.

Welche häufig wiederkehrende Grundordnung gibt es bei Organisationsaufstellungen?

In der Regel wird zuerst der Chef aufgestellt, dann seine so genannte rechte Hand, das ist meistens die Verwaltung und links von ihm kämen dann in der Regel die anderen Mitarbeiter, je nach ihrer Verantwortung. Beim zweiten Schritt würde man dann innerhalb der Abteilungen eine Aufstellung zu machen,  um auch dort die Reihe der Rangfolge anzuschauen.

Wenn der Chef mit den Mitarbeitern eine Organisationsaufstellung macht, wie werden diese aufgestellt?
In diesem Fall wird darauf geachtet, dass keine Person an ihrem eigenen Platz steht, sondern es werden für die jeweilige Position jeweils andere Personen hergenommen (ein Mitarbeiter der Firma steht z.B. für den Chef und berichtet wie es ihm dort geht).

Welche Unterschiede gibt es bei Organisationsaufstellungen zwischen Profit- und Nonprofitorganisationen?
In der Regel kann man feststellen, dass es in Nonprofitorganisationen wesentlich öfters Probleme gibt, als in Profitorganisationen. Dies ist deshalb der Fall, weil die Führungskräfte in Nonprofitorganisationen oft eine sehr hohe ethische Moral haben und Konflikte gerne verdrängen. Dies ist auch der Grund, dass sie oft nicht straff geführt werden und somit die Mitarbeiter nicht den Halt haben, den sie brauchen.

Welche Strukturen sind für Unternehmen besonders wichtig?
Eine Organisation muss immer so strukturiert sein, dass niemand einen anderen bei der Arbeit behindern kann. Das heißt Organisationsabläufe müssen so strukturiert sein, dass jeder im Betrieb weiß, was zu tun ist, wenn jemand ausfällt. Es muss in einer Firma eine klare Hierarchie geben und es kann auch durchaus sein, dass Verantwortungen zu bestimmten Zeiten verschiedenen Personen in Abteilungen übertragen werden. Es muss auch Klarheit über die wichtigsten Strukturen geben, damit keine Interpretationsspielräume geschaffen werden.

Sind Organisationsaufstellungen ein neues Wundermittel?

Organisationsaufstellung ist auch lediglich ein Werkzeug und dann gut einsetzbar, wenn ein unmittelbares Problem schnell gelöst werden soll. Wenn jemand eine Organisationsaufstellung nur dazu nützt um seine Neugier zu befriedigen, dann ist dieses Instrument dafür nicht geeignet. Wichtig ist auch, dass der Aufstellungsleiter Grundkenntnisse besitzt, wie eine Organisation funktioniert und welche Gesetze in Organisationen wichtig sind. (Daher ist nicht jeder Familienaufsteller zum Organisationsaufsteller geeignet. Familie haben wir aber alle.)

Verfasst von Gottfried Huemer im Jänner 2009
 
 
 
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